Gassa o Excel: cosa conviene a una ditta in appalto navale
Quasi ogni ditta in appalto navale tiene l'ufficio su un file Excel. Qui vedi quando basta, quando comincia a costarti e cosa cambia, attività per attività.
Aggiornata il , 5 minuti di lettura. Autore: Marian Totolici.
Quasi ogni ditta in appalto nella cantieristica navale ha un file Excel che tiene in piedi l'ufficio: le ore della settimana, il SAL da rimandare al cantiere, le visite mediche della squadra. Funziona finché lo apre una persona sola e le commesse sono poche. Questa guida ti aiuta a capire se sei ancora in quella zona o se ne sei già uscito.
Quando Excel basta
Se lavori su una commessa alla volta, con una squadra piccola, e la stessa persona scrive le ore, prepara il SAL e lo firma, Excel ti costa poco e lo conosci. Lo stesso vale se lavori solo a ore, a consuntivo, e il committente ti paga quello che scrivi nel rapportino. In questi casi un gestionale ti chiede tempo per impostarlo e ti ridà poco.
Quando Excel comincia a costarti
Il punto di rottura arriva quasi sempre con la seconda o la terza commessa aperta insieme, o quando le ore arrivano da più capisquadra su fogli diversi. Da lì ricopi le stesse ore tre volte: nel foglio della commessa, nel riepilogo per il consulente del lavoro e nel controllo del SAL. Ogni ricopiatura è un punto dove un 8 diventa un 18. E il margine lo scopri a fine lavoro, quando ormai è andato.
Un esempio con i numeri della commessa di prova che usiamo su questo sito: Aurora, NB 6312, a corpo, contratto da 186.000 €. La squadra ha consumato 2.940 delle 4.200 ore stimate, il 70%, mentre il lavoro fatto è al 50% e il SAL certificato è già al 70,8%. Guardando solo il SAL la commessa sembra avanti. Il costo di oggi però è 89.100 € contro 93.000 € maturati: il margine maturato è di appena +3.900 €. Con le ore in un foglio, il SAL in un altro e i costi in un terzo, questi numeri non li vedi mai uno accanto all'altro.
Il confronto, attività per attività
Attività | Con Excel | Con Gassa |
|---|---|---|
Rapportini | Il caposquadra ti porta il foglio, tu ricopi le ore a mano riga per riga. | Il caposquadra o l'ufficio fotografa il foglio, l'AI propone persone e ore, tu confermi. Oppure il caposquadra scrive il rapportino della squadra dall'app. Le righe dubbie (persona non riconosciuta, doppione) restano da parte. |
Ore per commessa | Una colonna per commessa, somme a mano; nessun controllo se una persona supera le 24 ore in un giorno. | Ogni ora è legata a commessa e lavorazione. Gassa rifiuta più di 24 ore al giorno per persona. Nei costi contano solo le ore confermate. |
Controllo SAL | Rifai a mano quantità per prezzo, somme e progressivi. | Gassa rifà i conti del SAL: importo di ogni voce, quantità oltre il contratto, voci senza prezzo o doppie, detrazioni. Segnala le voci dove le ore lavorate si scostano dalla stima di oltre il 15% (soglia che puoi cambiare). Il documento non lo corregge: decidi tu. |
Scadenze documenti | Una colonna di date che qualcuno deve ricordarsi di guardare. | Ogni documento ha il suo stato (in regola, in scadenza entro 30 giorni, scaduto). Con gli avvisi accesi, Gassa manda ogni giorno gli avvisi a chi riguardano, all'ora scelta dal titolare. |
Margine | Lo calcoli a fine commessa, se hai tempo. | Costo del lavoro con la tariffa oraria vera e le maggiorazioni, più materiali, trasferte e mezzi. Il margine maturato lo vedi a lavoro aperto; dal 10% di avanzamento anche la previsione a finire. |
Il dettaglio di ogni attività è nelle pagine dei rapportini letti dall'AI, del controllo del SAL, delle scadenze del personale e del margine a lavoro aperto.
Cosa ti porti da Excel
Non ricominci da zero. Il titolare carica un file .xlsx o .csv con clienti, commesse, dipendenti o materiali, fino a 5.000 righe per file. Gassa riconosce da solo le intestazioni più comuni (cognome, codice fiscale, matricola, partita IVA); per le colonne che non riconosce chiede all'AI, che vede solo le intestazioni e cinque righe di esempio, mai il file intero. Prima di salvare vedi l'anteprima riga per riga, con quello che non va. Dal foglio dei dipendenti, le date della visita medica, della formazione sulla sicurezza e del patentino di saldatura diventano scadenze della persona.
Anche il SAL che ti arriva in Excel o in Word si importa senza AI, quindi senza consumare letture del pacchetto, e passa dagli stessi controlli di quello letto da un PDF. Quando lo aggiorni, Gassa lo riscrive nello stesso file: cambiano le celle del periodo e i totali.
Excel non sparisce
Le ore escono comunque in Excel. Il riepilogo del mese per il consulente del lavoro si scarica in Excel (riepilogo, rettifiche e calendario presenze, anche un foglio per persona), in CSV con i codici voce del consulente, in CSV giorno per giorno o in PDF. Se il mese non è chiuso, il file lo dice: «provvisorio». A mese chiuso puoi mandare al consulente un link che vale 14 giorni. Ore, timbrature, costi, fatture, magazzino, DDT e scadenze si esportano anche come elenchi.
Come provarlo senza rischi
La prova dura 30 giorni, senza carta di credito, sulla tua commessa vera. Il modo più onesto per decidere è prendere l'ultimo mese di ore e l'ultimo SAL, metterli in Gassa e confrontare con il tuo file: vedi subito se ti fa risparmiare ore o se ti basta Excel. I limiti di ogni pacchetto sono scritti nella pagina dei prezzi; la prova si chiede dalla pagina demo.
Domande frequenti
Posso importare in Gassa i miei file Excel?
Sì. Il titolare importa clienti, commesse, dipendenti e materiali da file .xlsx o .csv, fino a 5.000 righe per file, e conferma riga per riga prima di salvare.
Gassa legge il SAL che il cantiere mi manda in Excel?
Sì. Gassa importa il SAL da Excel o da Word senza usare l'AI, quindi senza consumare letture del pacchetto, e lo controlla come un SAL letto da PDF.
Le ore per il consulente del lavoro escono ancora in Excel?
Sì. Gassa prepara il riepilogo del mese in Excel, CSV o PDF, con i codici voce del tuo consulente, e lo segna «provvisorio» finché il mese non è chiuso.
Per una ditta piccola conviene passare da Excel a Gassa?
Dipende da quante commesse hai aperte insieme. Con una commessa e una squadra piccola Excel spesso basta; con più commesse e più capisquadra le ricopiature di ore e SAL costano più del gestionale.
Se smetto di usare Gassa posso riprendermi i dati?
Sì. Il titolare scarica in un archivio tutti i dati dell'azienda quando vuole, e ore ed elenchi si esportano in Excel o CSV.
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