Rapportini di cantiere navale: come raccogliere le ore della squadra a bordo

Chi lavora in appalto dentro un cantiere navale lo sa: a fine mese i conti tornano solo se tornano le ore. Questa guida parla di rapportini, di come raccoglierli a bordo e di cosa controllare prima che diventino costi e fatture. Vale per qualsiasi ditta, con o senza un software.

Perché le ore sono la base di tutto

Per una ditta di subfornitori il costo principale è la manodopera. Materiali e noli pesano, ma le ore della squadra pesano di più. Se le ore sono sbagliate, è sbagliato tutto quello che ci costruisci sopra.

Le ore servono almeno a quattro cose:

• Costo della commessa. Ore per costo orario, più trasferte. Senza ore di cantiere per commessa affidabili non sai se un lavoro ti sta facendo guadagnare.
• Ricavo sui lavori a ore. Quando il committente paga a consuntivo, ogni ora non registrata è un'ora regalata. Ogni ora registrata male è una discussione in più.
• Avanzamento fisico contro ore consumate. Se hai fatto il 40% della coibentazione di un ponte ma hai già speso il 70% delle ore stimate, lo devi sapere adesso, non a lavoro finito.
• Verifica dei SAL. Quando presenti uno stato avanzamento lavori, le ore sono la prova che hai in mano se qualcuno contesta.

Cosa cambia a bordo rispetto a un cantiere edile

Un cantiere edile ha un indirizzo, un cancello e di solito una squadra che ci resta per settimane. A bordo è diverso.

Squadre sparse. Nella stessa settimana la stessa squadra può lavorare su due scafi e in due cantieri diversi. Lunedì e martedì in allestimento su una nave, mercoledì un refit su uno yacht in un altro porto. Le ore vanno divise giusto.

Niente segnale. In stiva, nel doppio fondo, in sala macchine o dentro un locale chiuso il telefono spesso non prende. Qualsiasi sistema che richiede rete in quel momento prima o poi si inceppa.

Persone che non usano lo smartphone. In molte squadre c'è chi ha un telefono vecchio, chi non vuole installare app, chi non legge bene l'italiano. Non è un problema da risolvere con la forza: è un dato di partenza.

Commessa e voce di SAL. Non basta sapere che Marco ha lavorato 8 ore sulla nave. Devi sapere su quale commessa e su quale voce: passaggio cavi, quadri, tubazioni, coibentazione della zona alloggi.

Trasferte. Chi lavora fuori sede riceve l'indennità o il rimborso previsti dal contratto. Se il giorno di trasferta non è segnato nel rapportino, poi nessuno se lo ricorda.

I quattro modi in cui arrivano le ore

Nella pratica le ore arrivano in quattro modi. Ognuno ha pregi e difetti veri.

1. Foglio ore settimanale di carta, firmato dalla squadra. Pro: funziona sempre, senza rete e senza telefono. Lo capiscono tutti. La firma del caposquadra e degli operai dà valore al documento. Contro: si bagna, si perde, si compila il venerdì a memoria. Qualcuno deve ricopiarlo, e ricopiando si sbaglia.

2. App sul telefono. Pro: dato subito disponibile, già legato a commessa e voce, meno lavoro d'ufficio. Contro: non tutti la usano. Senza rete deve saper salvare e inviare dopo, altrimenti le ore si perdono.

3. Nota vocale. Pro: comodissima per chi ha le mani sporche o non ama scrivere. "Oggi otto ore sulla commessa della nave, passaggio cavi ponte tre." Contro: va interpretata, e l'interpretazione può sbagliare. Serve sempre una conferma prima che diventi un dato.

4. Timbratura con l'area del cantiere. Pro: dice con buona certezza chi era dentro il cantiere e per quanto tempo. Contro: dice dove eri, non cosa facevi. Non attribuisce le ore alla commessa. E su posizione e rilevazione delle presenze ci sono regole precise: prima di attivarla parlane con il tuo consulente del lavoro e informa le persone.

Il consiglio è semplice: non forzare un solo sistema. Lascia che il caposquadra giovane usi l'app, che l'operaio anziano firmi la carta, che chi ha le mani nel grasso detti una nota. Quello che conta è che tutto finisca nello stesso posto e passi dagli stessi controlli.

Come fare un buon foglio ore di carta

Il foglio ore cantiere di carta resta lo strumento più robusto. Fatto bene, si ricopia in pochi minuti.

• In alto, stampati: commessa, nome della nave o dello scafo, cantiere, settimana. Non scritti a mano: stampati. Così nessuno li sbaglia.
• Un codice che identifica la commessa, leggibile anche da una foto. Può essere un numero corto o un codice grafico.
• Righe per le persone, colonne per i giorni. Da lunedì a domenica, così la domenica lavorata si vede.
• Una colonna o una riga per la voce di SAL, se la squadra lavora su più voci. Meglio poche voci chiare che dieci confuse.
• Una casella trasferta per ogni persona e ogni giorno.
• Spazio per le note: fermi, attese, lavori extra richiesti dal committente.
• Firme: caposquadra ogni giorno, operai a fine settimana.

E la regola d'oro: fotografa il foglio lo stesso giorno, ogni sera. Se si perde il venerdì, hai comunque quattro giorni salvati.

I controlli prima che le ore contino

Un'ora raccolta non è ancora un'ora buona. Prima di entrare nei costi deve passare alcuni controlli.

Solo ore confermate. Un'ora dettata, fotografata o timbrata è una proposta. Diventa costo solo quando il caposquadra o il capocantiere la conferma.

Massimo 24 ore per persona al giorno, sommando tutte le fonti. Sembra ovvio, ma quando la stessa giornata arriva da carta e da app può succedere di vedere 16 ore. Il limite va controllato sul totale, non sulla singola fonte. Le 24 ore servono solo a scovare gli errori: per legge il lavoratore ha diritto a 11 ore di riposo consecutivo ogni 24 (art. 7 del D.Lgs. 66/2003), quindi una giornata oltre le 13 ore va guardata comunque, anche se è vera.

Doppioni. Se Luca ha segnato 8 ore in app e le stesse 8 ore sono anche sul foglio firmato, sono le stesse ore, non 16. Decidi una regola: stessa persona, stesso giorno, stessa commessa, stesse ore significa doppione, e il secondo si scarta.

Domeniche e festivi. Non sono vietati, a bordo si lavora anche così per rispettare una consegna. Ma vanno guardati uno per uno, perché costano di più, spesso vanno concordati col committente e la persona deve comunque avere il suo riposo settimanale di almeno 24 ore consecutive, di regola la domenica (art. 9 del D.Lgs. 66/2003).

Rifiutare con un motivo. Se scarti un'ora, scrivi perché: "commessa sbagliata", "giornata già segnata", "manca la firma". L'operaio deve sapere cosa correggere. Un rifiuto senza motivo genera solo sfiducia.

Riconciliare timbrature e ore di commessa

Se usi la timbratura, hai due numeri per ogni persona e ogni giorno: le ore di presenza e le ore attribuite alle commesse. Dovrebbero coincidere, o quasi.

Una piccola differenza è normale: il tragitto dal cancello alla nave, la pausa. Ma oltre mezz'ora di differenza qualcosa non va. O mancano ore su una commessa, o sono state segnate ore di troppo. Controlla ogni giorno le differenze sopra la mezz'ora e chiedi al caposquadra. Il giorno dopo te lo ricorda ancora, una settimana dopo no.

Attribuire le ore alle voci di SAL

Se attribuisci le ore alle singole voci di SAL, puoi confrontarle con quelle stimate in preventivo. È qui che si vede dove si perde.

Una regola pratica:

• fino al 15% oltre la stima: normale, tienilo d'occhio;
• oltre il 15%: attenzione, capisci perché;
• oltre il 30%: grave, parlane subito con il titolare e valuta se chiedere una variante.

Spesso il motivo è fuori dal tuo controllo: accessi bloccati, lavori di altre ditte che interferiscono, modifiche richieste a voce. Se lo scopri presto, hai tempo per documentarlo e chiederlo. Se lo scopri a consuntivo, è tardi.

Esempio: una settimana di una squadra

Commessa di allestimento elettrico, squadra di 4 persone. Mercoledì la squadra lavora fuori sede, in trasferta. Giovedì Davide fa un'ora di straordinario.

Giorgio il venerdì è uscito mezz'ora prima: va segnato così, non arrotondato. Le 9 ore di Davide vanno confermate come sono: 41 ore nella settimana vuol dire comunque 1 ora oltre le 40 dell'orario normale di legge, e molti contratti collettivi contano come straordinario anche l'ora oltre le 8 del giorno. Come pagarla lo dice il tuo contratto collettivo.

La routine settimanale del capocantiere

1. Ogni sera: fotografa i fogli ore e conferma le ore arrivate da app e voce.
2. Ogni mattina: guarda le differenze tra timbrature e ore di commessa sopra la mezz'ora.
3. Mercoledì: controlla le voci di SAL oltre il 15% e chiedi il perché al caposquadra.
4. Venerdì: raccogli le firme sui fogli settimanali, chiudi doppioni e rifiuti con motivo.
5. Lunedì mattina: conferma le ultime ore della settimana prima e manda il riepilogo al titolare.

Checklist settimanale

• Fogli ore stampati con commessa, scafo, cantiere e settimana
• Foto dei fogli fatte ogni giorno
• Ore da app e voce confermate
• Nessuna persona oltre 24 ore in un giorno
• Doppioni tra carta e app scartati
• Domeniche e festivi verificati uno per uno
• Ore rifiutate con motivo scritto
• Differenze timbrature oltre mezz'ora chiarite
• Voci di SAL oltre il 15% e il 30% segnalate
• Trasferte segnate per persona e giorno
• Firme di caposquadra e operai raccolte
• Riepilogo inviato al titolare

Tutto questo si può fare con carta, un foglio di calcolo e molta disciplina. Se vuoi alleggerire il lavoro, Gassa usa lo stesso metodo: il foglio ore settimanale di carta ha un codice QR e Gassa lo legge da una foto, le ore arrivano anche da app, da voce (niente viene eseguito senza conferma e funziona senza rete) e da timbratura, dove la posizione non viene mai salvata ma solo se sei dentro o fuori l'area del cantiere. Contano solo le ore confermate, massimo 24 ore per persona al giorno, i doppioni vengono saltati e le differenze oltre mezz'ora vengono segnalate.