Punch list nel refit di yacht: come chiudere lavori residui e difetti senza perdere tempo

Cos'è la punch list a fine refit

Quando il grosso del refit è finito, arriva il giro a bordo con il comandante o con il rappresentante dell'armatore. Si cammina la barca da prua a poppa e si segna tutto quello che non va: lavori non ancora finiti, dettagli fatti male, danni scoperti durante le prove. Quell'elenco è la punch list.

Dentro ci finiscono due cose diverse. I lavori residui, cioè cose previste che non hai ancora chiuso: una presa da collegare, un pannello da montare, le etichette del quadro. E i difetti, cioè cose fatte ma non accettate: un cielino disallineato, un silicone sporco, uno sportello che non chiude.

Finché la punch list resta aperta, il cliente ha un buon motivo per non firmare il verbale e trattenere l'ultima rata.

Perché l'ultimo 5% mangia tempo e margine

Facciamo un esempio. Un refit da 2.400 ore di budget chiude con 60 voci di punch list. Se ogni voce richiede in media 1,5 ore, sono 90 ore: il 3,75% del budget. Sulla carta è poco.

Il problema è come si spendono. Ogni voce è piccola e sta in un punto diverso della barca. L'operaio sale, scopre che manca un pezzo, scende al magazzino, aspetta che il verniciatore liberi la cabina, torna il giorno dopo. Un'ora di lavoro diventa mezza giornata di presenza. Intanto la squadra è già stata spostata sulla commessa successiva e chi torna a bordo non conosce il lavoro.

Poi ci sono le voci scritte male, che si discutono tre volte, e le richieste nuove infilate come difetti. La punch list si trascina per settimane e le ore finiscono tutte a costo. Il margine del refit si difende qui.

Come si scrive una voce fatta bene

Una voce di punch list deve essere capita da chiunque, anche da chi non era presente all'ispezione. Ogni voce ha sette elementi.

• Posizione a bordo. Ponte, locale, lato. "Cabina armatore, lato dritta, cielino sopra il letto" è una posizione. "Cabina" non lo è.
• Descrizione. Cosa non va, in una frase, con una misura se serve. "Pannello cielino sporge 4 mm rispetto al vicino" invece di "cielino storto".
• Foto. Almeno una prima dell'intervento e una dopo. La foto chiude le discussioni prima che comincino.
• Responsabile. Una persona con nome, non "elettricisti". Se la voce non è tua, scrivi di chi è.
• Priorità. Tre livelli bastano. A: blocca la consegna o la sicurezza. B: da chiudere prima della consegna. C: si può chiudere dopo, se il cliente è d'accordo.
• Scadenza. Una data, non "appena possibile".
• Come si verifica. "Prova con tester, presa alimentata", "chiusura sportello per dieci volte", "controllo visivo col comandante". Se non scrivi come si verifica, la voce non si chiude mai.

Una voce, un problema: tre difetti nella stessa cabina sono tre voci.

Separare le tue voci da quelle degli altri

A bordo lavorano più ditte e il comandante segna tutto sullo stesso foglio. Tu devi fare ordine subito.

Dividi le voci in tre gruppi:

1. Tue. Le lavori e le chiudi.
2. Di altre ditte. Le giri al capocommessa del cantiere o al cliente, per iscritto, con la foto. Non le toccare, anche se ci metteresti dieci minuti: se sistemi il lavoro di un altro, da quel momento il problema diventa tuo.
3. Fuori contratto. Cose che nessuno ha mai ordinato. Ne parliamo più avanti, perché sono le più pericolose.

Se un difetto nasce da un'interferenza (il pittore ha rovinato il tuo pannello), scrivilo com'è, con foto e data. Non serve litigare a bordo: servono le prove quando si chiudono i conti.

Le ispezioni: come condurle

Non aspettare l'ispezione finale per scoprire i problemi. Conviene fare almeno tre giri.

• Pre ispezione interna. Una settimana prima, il tuo capocantiere gira la barca da solo con la lista del contratto in mano. Quello che trova lo chiude prima che lo veda il cliente.
• Ispezione con il cliente. Si fa per zone, con un percorso fisso: prima i locali tecnici, poi gli interni, poi la coperta. Presenti tu, il comandante o il rappresentante, e se possibile il capocommessa del cantiere. Ogni voce si scrive sul posto, con la foto. Se non siete d'accordo, si scrive lo stesso con la nota "da discutere".
• Ispezione di verifica. Dopo la chiusura, si ripassa solo sulle voci segnate come fatte.

Alla fine di ogni ispezione, mandi l'elenco al cliente entro la giornata e chiedi conferma scritta che sia completo. Una lista chiusa è una lista su cui non si aggiungono voci a sorpresa la settimana dopo.

La routine di chiusura giornaliera

La punch list si chiude con la costanza, non con lo sprint finale. Ogni giorno, a fine turno, quindici minuti bastano.

• Aggiorna lo stato di ogni voce lavorata: aperta, fatta da verificare, chiusa.
• Carica la foto del "dopo" per ogni voce fatta.
• Segna quelle bloccate e il motivo: manca materiale, locale occupato, serve un'altra ditta.
• Prepara il giro del giorno dopo raggruppando le voci per zona, così chi sale a bordo non attraversa la barca cinque volte.
• Manda al cliente lo stato aggiornato, anche solo due righe.

Il cliente che vede le voci aperte scendere ogni giorno si fida. Quello che non sente niente per una settimana scrive nuove voci.

Esempio di punch list con stato

Ecco un estratto di punch list per un motor yacht a fine refit. Le ore sono stimate.

Le voci nostre sono sei, per 9,5 ore stimate: 2,0 ore già chiuse e verificate (P-01 e P-03), 2,0 ore fatte in attesa di verifica (P-02), 5,5 ore ancora aperte (P-04, P-07, P-08). La P-05 non entra nel conteggio perché non è nostra. La P-06 è una variante: 6 ore a 42,00 €/h fanno 252,00 €, più 180,00 € di materiale, per un totale di 432,00 € da far approvare prima di iniziare.

Varianti o difetti: come distinguerli

Durante l'ispezione il comandante vede la barca finita e gli vengono idee: un ripiano in più, una presa spostata. Le scrive come difetti. Se le esegui senza dire niente, le regali.

Per ogni voce fai una domanda sola: questa cosa era nel contratto, nel capitolato o nei disegni approvati? Se sì, ed è fatta male o non è fatta, è un difetto o un residuo, e la chiudi a tue spese. Se no, è una variante.

Per le varianti:

• Spostale fuori dalla punch list, in un elenco a parte.
• Prepara un prezzo con ore e materiale, anche semplice.
• Chiedi l'approvazione scritta prima di cominciare. Una mail di risposta va bene, un "sì" a voce sul pontile no.
• Se il cliente non approva, la voce resta fuori e non blocca la consegna.

Ci sono casi grigi: il disegno era ambiguo, la misura non era indicata. Scrivili come "da discutere" e risolvili con il capocommessa prima della consegna, non dopo.

Verifica e firma del cliente

Una voce è chiusa solo quando il cliente l'ha vista. Non quando il tuo operaio dice che è finita.

Verifica a blocchi: con dieci o quindici voci fatte nella stessa zona, chiami il comandante e le passate insieme. Lui controlla con il metodo scritto nella voce, tu segni "verificata" con data e nome. Se una voce non passa, torna aperta con una nota su cosa manca.

Alla fine serve un documento riassuntivo: l'elenco completo con lo stato di ogni voce, le foto del prima e del dopo, le voci girate ad altre ditte, le varianti con la loro risposta. Il cliente lo firma. Le eventuali voci di priorità C lasciate aperte devono essere scritte con la data entro cui le chiuderai: così la consegna non resta appesa a un'etichetta.

Dopo la consegna: i reclami in garanzia

Dopo la firma, prima o poi arriva una segnalazione: un'infiltrazione, un'utenza che salta, un pannello che si stacca. La durata e le condizioni della garanzia dipendono prima di tutto dal tuo contratto. Se il contratto non dice niente, per l'appalto il codice civile (art. 1667) prevede che il committente denunci i vizi entro 60 giorni dalla scoperta e che l'azione si prescriva in due anni dalla consegna; la garanzia non copre i vizi che il cliente conosceva o poteva riconoscere quando ha accettato il lavoro, salvo che tu li abbia taciuti in malafede. Anche per questo la firma sulla punch list chiusa conta. Per la costruzione e la riparazione di navi possono valere regole speciali: se hai dubbi chiedi al tuo legale.

In pratica, per ogni reclamo:

• Registralo con data, descrizione e foto del cliente.
• Verifica se riguarda un lavoro tuo, confrontando con la punch list chiusa e le foto del "dopo".
• Se è tuo, fissa l'intervento e registra le ore spese: sono costo della commessa, anche se la commessa è chiusa.
• Se non è tuo, rispondi per iscritto con le prove.

Le ore di garanzia che si ripetono sullo stesso tipo di lavoro ti dicono dove sbagli. Usale per il prossimo preventivo.

Se vuoi tenere tutto questo in un posto solo, il Modulo Refit di Gassa (modulo a parte) gestisce la punch list di lavori residui e difetti con foto, responsabile e verifica, e prepara il report PDF da consegnare al cliente.

Checklist

• Fai una pre ispezione interna una settimana prima del giro con il cliente.
• Scrivi ogni voce con posizione, descrizione, foto, responsabile, priorità, scadenza e metodo di verifica.
• Tieni un problema per voce.
• Dividi le voci in tue, di altre ditte e fuori contratto.
• Gira per iscritto, con foto, le voci delle altre ditte.
• Manda l'elenco al cliente il giorno stesso dell'ispezione e chiedi conferma che sia completo.
• Sposta le varianti in un elenco a parte e falle approvare per iscritto prima di lavorarle.
• Aggiorna lo stato e le foto ogni sera, e raggruppa le voci del giorno dopo per zona.
• Fai verificare le voci al cliente a blocchi, con data e nome.
• Fai firmare il riepilogo finale, con le date di chiusura delle voci rimaste aperte.
• Registra ogni reclamo in garanzia con foto e ore spese sulla commessa.